[wooslider slider_type="slides" layout="text-left" overlay="natural" thumbnails="default" link_slide="true" display_title="true" imageslide="true" order="DESC" order_by="date" size="full"]

Tietosuojaseloste

LASTENSUOJELUN ASIAKASTIETOJEN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Vanhamäki säätiö sr (Vanhamäen lastenkoti)
Vanhamäentie 122, 77600 Suonenjoki
Puh. 050 467 9064
ohjaajat@vanhamaki.fi
Y-tunnus 1880707-2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lastenkodin johtaja Laura Nyyssönen
laura.nyyssonen@vanhamaki.fi
Puh. 050 531 7744

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana Vanhamäen lastenkodissa toimii ohjaaja Janne Nousiainen

Rekisterin nimi

Väliaikainen rekisteri: lastensuojelun asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lastensuojelun asiakasrekisteri on perustettu:

  • Vanhamäen lastenkodin ja avopalveluiden asiakassuhteiden hoitamiseksi
  • Kuntien ja Vanhamäen lastenkodin välisissä sopimuksissa (puitesopimus, ostopalvelusopimus, lapsikohtainen sopimus tai muu sopimus), asiakassuunnitelmassa tai sosiaalihuoltolain mukaisessa päätöksessä sovittujen velvoitteiden hoitamiseksi
  • tilasto- ja tutkimustarkoitukseen

Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö:

  • Lastensuojelulaki (417/2007)
  • Laki lastensuojelulain muuttamisesta (88/2010)
  • Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)
  • Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
  • Hallintolaki (434/2003)
  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • EU:n tietosuoja-asetus

Lastensuojelussa kerättävät tiedot ovat pääasiassa arkaluontoisia tietoja. Niitä kerätään vain edellä mainittuja tarkoituksia varten väliaikaiseen asiakasrekisteriin, jota pidetään lapsen kotikunnan lukuun.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:

  • asiakkaan nimi, sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero
  • alaikäisen asiakkaan huoltajan/huoltajien tai vanhemman/vanhempien nimi, osoite ja puhelinnumero
  • lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän yhteystiedot

Palvelua koskevat tiedot asiakkaan saaman palvelun mukaisesti:

  • päätös sosiaalihuoltolain mukaisesta palvelusta tai lastensuojelun avohuollon tukitoimesta tai sijaishuollosta
  • tuen tarpeen syntymiseen vaikuttaneet seikat ja tapahtumat
  • avohuollon tukitoimelle tai sijaishuollolle asetetut tavoitteet ja menetelmät niiden saavuttamiseksi
  • asiakkaan tilanteen seuranta ja arviointi (säännöllinen raportointi)
  • rajoitukset, virka-apupyynnöt
  • annettavat lääkitykset
  • asiakasta koskevien neuvotteluiden muistiot
  • saavutetut tulokset, asiakkaan tyytyväisyys saamaansa palveluun

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä seuraavien lakien perusteella:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)
  • Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999)
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§ (812/2000)
  • EU:n tietosuoja-asetus

Tiedot säilytetään pääasiassa digitaalisessa muodossa Fastroi Oy:n Nappula-asiakastietojärjestelmässä. Laskutus- ja maksutiedot tulostetaan kirjalliseen muotoon ja ne siirtyvät Vanhamäki säätiön laskutuksesta vastaavalle henkilölle, joka tarkistaa tiedot ja laskuttaa kuntia maksusitoumuksen /puitesopimuksen /lapsikohtaisen sopimuksen mukaisesti verkkolaskuina. Kirjalliset laskutustiedot säilytetään asianmukaisesti lukituissa tiloissa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Lastensuojelun väliaikaisen asiakasrekisterin tiedot saadaan pääasiassa sosiaalihuoltolain tai lastensuojelulain mukaisen päätöksen tehneeltä viranomaiselta ja lapsen asioista vastaavalta sosiaalityöntekijältä sekä asiakkaalta itseltään. Tietoja päivitetään ilmoitusten ja asiakassuhteen aikaisten muutosten yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasasiakirjat luovutetaan lapsen asioista vastaavalle sosiaalityöntekijälle tai muulle viranomaisen henkilöstöön kuuluvalle, jonka toimeksiannosta asiakirja on syntynyt.

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilöstö ohjeistetaan työsuhteen alussa sekä sen aikana arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn ja suojaamaan tiedot kaikissa käsittelyvaiheissa ulkopuolisilta. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päätyttyä.

Manuaalinen aineisto:

Tilat, joissa käsitellään asiakastietoja, on suojattu asianmukaisella rakenteellisella suojauksella sekä riittävällä valvonnalla. Asiakasasiakirjat säilytetään Vanhamäen lastenkodin toimipisteessä kahden lukon takana kaapissa. Tiloihin ja kaappeihin pääsy on vain työtehtävän perusteella myönnetyllä avaimella.

Digitaalinen aineisto:

Sähköinen asiakasrekisteri sijaitsee Fastroi Oy:n tuottamalla Nappula-asiakastietojärjestelmän palvelimella. Palvelimelle pääsee vain Vanhamäen lastenkodin määrittämillä laitteilla. Rekisterin sisältävä palvelin on suojattu palomuuri- ja varmennetekniikoilla. Tiedonsiirron päätepisteet autentikoivat toisensa vahvasti ja siirrettävä tieto salakirjoitetaan.

Rekisterin käyttöoikeus määräytyy käyttäjäkohtaisesti. Jokaisen käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden avulla käyttäjä tunnistetaan. Käyttäjätunnukseen liitetty rooli määrittää yksittäisen käyttäjän käyttöoikeuden eri toimintoihin. Lisäksi käyttäjäkohtaiset asetukset rajataan siten, että käyttäjä näkee vain niiden asiakkaiden tiedot, joiden asioita hän hoitaa. Käyttäjille sallitaan vain työn tekemiseksi välttämättömät toiminnot. Järjestelmä kirjaa käyttäjän ulos määräajan jälkeen, ellei ohjelmaa käytetä.

Työasemat pidetään lukittuina silloin, kun niillä ei työskennellä.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot.

Koska Vanhamäen lastenkoti toimii rekisterinpitäjänä lapsen kotikunnan lukuun ja rekisteri on väliaikainen, tulee lapsen tai tämän huoltajan osoittaa tarkastuspyyntö lapsen kotikuntaan. Viranomainen luovuttaa aina lastensuojeluasioissa lasta koskevat asiakirjat.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilöstötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

Lastensuojelun asiakastietojen poistamisesta tai muuttamisesta vastaa toimeksiannon antanut viranomainen.

Lastensuojelun väliaikaiseen asiakasrekisteriin tallennettavien informointi

Lapselle ja hänen huoltajilleen informoidaan asiakastietojen dokumentoinnista palvelun alkaessa.

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Vanhamäen lastenkoti säilyttää asiakastietoja vain lapsen saaman palvelun ajan. Palvelun päätyttyä kaikki lasta koskevat asiakirjat toimitetaan lapsen kotikuntaan toimeksiannon antaneelle viranomaiselle. Vanhamäen lastenkoti ei poista asiakasrekisteristä tietoja, sillä viranomainen edellyttää Vanhamäen lastenkotia säilyttämään tietoja palvelun keston ajan.

Mikäli lapsen kotikunnalla ja Vanhamäen lastenkodilla ei ole puitesopimusta, säilytetään lapsikohtainen palvelusopimus Vanhamäen lastenkodissa kirjanpitolain edellyttämän ajan.